Tahapan dan Teknik Negosiasi
Pada dasarnya negosiasi
adalah cara bagaimana kita mengenali, mengelola dan mengendalikan emosi kita
dan emosi pihak lain. Di sinilah seringkali banyak di antara kita tidak
menyadari bahwa negosiasi sebenarnya lebih banyak melibatkan apa yang ada di
dalam hati atau jiwa seseorang. Ini seperti gambaran sebuah gunung es, di mana
puncak yang kelihatan merupakan hal-hal yang formal, tuntutan yang dinyatakan
dengan jelas, kebijakan atau prosedur perusahaan, maupun hubungan atau relasi
bisnis yang didasarkan pada hitungan untung rugi.
Sedangkan yang sering
dilupakan dalam proses negosiasi adalah hal-hal yang tidak kelihatan, seperti
misalnya hasrat, keinginan, perasaan, nilai-nilai maupun keyakinan yang dianut
oleh individual yang terlibat dalam konflik atau yang terlibat dalam proses
negosiasi. Hal-hal yang di dalam inilah justru seringkali menjadi kunci
terciptanya negosiasi yang sukses dan efektif.
Negosiasi sebenarnya
melibatkan tiga hal pokok yang kami sebut sebagai Negotiation Triangle, yaitu
terdiri dari HEART (yaitu karakter atau apa yang ada di dalam kita yang menjadi
dasar dalam kita melakukan negosiasi), HEAD (yaitu metoda atau teknik-teknik
yang kita gunakan dalam melakukan negosiasi), HANDS (yaitu kebiasaan-kebiasaan
dan perilaku kita dalam melakukan negosiasi yang semakin menunjukkan jam
terbang kita menuju keunggulan atau keahlian dalam bernegosiasi).
Jadi sebenarnya tidaklah
cukup melakukan negosiasi hanya berdasarkan hal-hal formal, kebijakan dan
prosedur, atau teknik-teknik dalam negosiasi. Justru
kita perlu menggunakan ketiga komponen tersebut yaitu: karakter, metoda dan
perilaku.
Dalam banyak hal, negosiasi justru tidak terselesaikan di meja perundingan atau meja rapat formal, tetapi justru dalam suasana yang lebih informal dan relaks, di mana kedua pihak berbicara dengan hati dan memanfaatkan sisi kemanusiaan pihak lainnya. Karena pada dasarnya selain hal-hal formal yang ada dalam proses negosiasi, setiap manusia memiliki keinginan, hasrat, perasaan, nilai-nilai dan keyakinan yang menjadi dasar bagi setiap langkah pengambilan keputusan yang dilakukannya.
Langkah-langkah
bernegosiasi
Persiapan.
Langkah pertama dalam melakukan negosiasi adalah langkah persiapan. Tahap ini
sangat penting karena persiapan yang baik merupakan fondasi yang kokoh bagi
negosiasi yang akan kita lakukan. Hal tersebut akan memberikan rasa percaya
diri yang kita butuhkan dalam melakukan negosiasi. Yang pertama harus kita lakukan dalam langkah persiapan adalah
menentukan secara jelas apa yang ingin kita capai dalam negosiasi. Tujuan ini
harus jelas dan terukur, sehingga kita bisa membangun ruang untuk bernegosiasi.
Tanpa tujuan yang terukur, kita tidak memiliki pegangan untuk melakukan
tawar-menawar atau berkompromi dengan pihak lainnya.
Kedua,
kenali karakter dan latar belakang lawan negosiasi kita. Gali informasi
sebanyak mungkin mengenai siapa dia/mereka, kekuatan dan kelemahannya, apa
tujuan atau kepentingannya. Tujuan yang jelas dan terukur disertai pengetahuan
atas lawan negosiasi akan memudahkan kita menyusun elemen ketiga, yaitu beberapa alternatif skenario. Menyusun alternatif ini
penting dilakukan agar kita selalu tanggap menghadapi berbagai kemungkinan
situasi. Dalam hal ini, menyangkut juga apa tawaran maksimum dan minimum yang
bisa kita berikan sesuai tujuan kita.
Hal terakhir
yang tak kalah pentingnya adalah kesiapan mental kita. Usahakan kita dalam
kondisi relaks dan tidak tegang. Cara yang paling mudah adalah dengan melakukan
relaksasi. Bagi kita yang menguasai teknik pemrograman kembali bawah sadar
(subconscious reprogramming) kita dapat melakukan latihan negosiasi dalam
pikiran bawah sadar kita, sehingga setelah melakukannya berkali-kali secara
mental, kita menjadi lebih siap dan percaya diri.
Pembukaan.
Mengawali sebuah negosiasi tidaklah semudah yang kita bayangkan. Kita harus
mampu menciptakan atmosfir atau suasana yang tepat sebelum proses negosiasi
dimulai. Untuk mengawali sebuah negosiasi dengan baik dan benar, kita perlu
memiliki rasa percaya diri, ketenangan, dan kejelasan dari tujuan kita
melakukan negosiasi. Ada tiga sikap yang perlu kita kembangkan dalam mengawali
negosiasi yaitu: pleasant
(menyenangkan), assertive (tegas,
tidak plin-plan), dan firm (teguh
dalam pendirian). Senyum juga salah satu hal yang kita perlukan dalam mengawali
sebuah negosiasi, sehingga hal tersebut akan memberikan perasaan nyaman dan
terbuka bagi kedua pihak. Berikut ada beberapa tips dalam mengawali
sebuah negosiasi:
- Jangan memegang apa pun di tangan kanan Anda ketika memasuki ruang negosiasi;
- Ulurkan tangan untuk berjabat tangan terlebih dulu;
- Jabat tangan dengan tegas dan
singkat;
- Berikan senyum dan katakan sesuatu yang pas untuk mengawali pembicaraan.
Selanjutnya dalam pembicaraan awal,
mulailah dengan membangun common ground,
yaitu sesuatu yang menjadi kesamaan antar kedua pihak dan dapat dijadikan
landasan bahwa pada dasarnya selain memiliki perbedaan, kedua pihak memiliki
beberapa kesamaan yang dapat dijadikan dasar untuk membangun rasa percaya.
Memulai
proses negosiasi. Langkah pertama dalam memulai proses
negosiasi adalah menyampaikan (proposing) apa yang menjadi keinginan atau
tuntutan kita. Yang perlu diperhatikan dalam proses penyampaian tujuan kita
tersebut adalah:
- Tunggu saat yang tepat bagi kedua
pihak untuk memulai pembicaraan pada materi pokok negosiasi;
- Sampaikan pokok-pokok keinginan
atau tuntutan pihak anda secara jelas, singkat dan penuh percaya diri;
- Tekankan bahwa anda atau organisasi anda berkeinginan
untuk mencapai suatu kesepakatan dengan mereka;
- Sediakan ruang untuk manuver atau tawar-menawar dalam
negosiasi, jangan membuat hanya dua pilihan ya atau tidak;
- Sampaikan bahwa ”jika anda memberi kami itu, kami akan
memberi anda ini – if you’ll give us this, we’ll give you that.” Sehingga mereka mengerti dengan jelas apa yang harus mereka berikan
sebagai kompensasi dari apa yang akan kita berikan.
- Hal kedua dalam tahap awal proses negosiasi adalah mendengarkan dengan efektif apa yang ditawarkan atau yang menjadi tuntutan pihak lain. Mendengar dengan efektif memerlukan kebiasaan dan teknik-teknik tertentu. Seperti misalnya bagaimana mengartikan gerakan tubuh dan ekspresi wajah pembicara. Usahakan selalu membangun kontak mata dengan pembicara dan kita berada dalam kondisi yang relaks namun penuh perhatian.
Zona Tawar Menawar (The
Bargaining Zone). Dalam proses inti dari negosiasi, yaitu proses tawar menawar,
kita perlu mengetahui apa itu The Bargaining Zone (TBZ). TBZ adalah suatu
wilayah ruang yang dibatasi oleh harga penawaran pihak penjual (Seller’s
Opening Price) dan Tawaran awal oleh pembeli (Buyer’s Opening Offer). Di antara
kedua titik tersebut terdapat Buyer’s Ideal Offer, Buyer’s Realistic Price dan
Buyer’s Highest Price pada sisi pembeli dan Seller’s Ideal Price, Seller’s
Realistic Price dan Seller’s Lowest Price pada sisi pembeli. Kesepakatan kedua
belah pihak yang paling baik adalah terjadi di dalam wilayah yang disebut Final
Offer Zone yang dibatasi oleh Seller’s Realistic Price dan Buyer’s Realistic
Price. Biasanya kesepakatan terjadi ketika terdapat suatu overlap antara pembeli
dan penjual dalam wilayah Final Offer Zone.
Menurut
G. Richards Shell, ada tiga macam tipe negosiator dalam etika penawaran yaitu:
Poker school, Idealist School, dan Pragmatist School.
The "Ini adalah permainan" poker Sekolah
·
Orang yang memiliki pandangan poker school memandang bahwa negosiasi adalah sebuah permainan dengan aturan pasti. Bertindak sesuai aturan dianggap etis sedangkan ketika bertindak sebaliknya dianggap tidak etis
·
Orang yang berpandangan tersebut
terkadang mengijinkan cara – cara curang dalam memenangkan negosiasi asal cara
– cara tersebut tidak melanggar aturan yang telah ditetapkan.
·
Orang yang memiliki pandangan “poker
school” memiliki tiga masalah pokok yaitu: (1) Mereka beranggapan bahwa
penawaran dengan cara mengancam adalah sebuah permainan (2) Semua orang
dianggap memiliki aturan yang sama (setiap orang dianggap akan melakukan hal
yang sama), (3) Aturan tersebut dianggap bertentangan dengan sebuah aturan
yurisdiksi tunggal yang berlaku (Aturan apapun akan diabaikan jika bertentangan
dengan satu aturan pokok negosiasi: MENANG!).
The "Hal yang Tepat Bahkan Jika It Hurts" Idealist School.
·
Orang yang memiliki pandangan Idealis berpendapat bahwa proses penawaran adalah salah satu aspek kehidupan sosial bukan sebuah aktivitas spesial dengan keunikannya sendiri dalam membuat aturan.
·
Seorang idealis tidak akan mengijinkan penggunaan cara - cara curang walaupun tidak melanggar aturan dalam sebuah negosiasi.
·
Seorang idealis dalam melakukan suatu negosiasi mendasarkan
pandangannya pada filosofi dan agama yang dianut.
·
Seorang idealis mengijinkan anggapan bahwa kecurangan pada
negosiasi akan menurunkan moralitas dan kepercayaan dengan teman, menghilangkan
rasa tanggung jawab pada orang lain, dsb.
·
Seorang idealist sangat tidak menyetujui bahwa sebuah
negosiasi dianggap sebagai permainan. Negosiasi adalah sesuatu hal yang
dianggap serius dan memiliki konsekuensi pada masa yang akan datang.
·
Seorang idealis juga menganggap bahwa seorang poker school
dianggap predator yang akan mematikan lawannya dan egois karena lebih
mementingkan dirinya sendiri.
The "What Goes Around Datang Around" pragmatis School.
·
Karakter orang seperti ini masih menyadari tentang tidak
etisnya sebuah kecurangan dalam bernegosiasi tetapi pada situasi tertentu dia
tetap melakukannya karena dianggap tidak melanggar aturan.
·
Mereka lebih sering melakukan dan mengijinkan kebohongan
sebagai salah satu trik negosiasi dibanding seorang idealis.
·
Ada lima cara yang dilakukan seorang pragmatisme untuk
memblok dan menghindari bencana untuk melindungi kepentingan mereka, yaitu: (1)
Menyatakan bahwa pertanyaan itu di luar batas; (2) Menjawab dengan pertanyaan
yang berbeda; (3) Menghindar dari pertanyaan tersebut; (4) Memberi pertanyaan
pada diri anda sendiri; (5) Mengubah subyek dari pertanyaan tersebut.
Membangun Kesepakatan. Babak terakhir dalam
proses negosiasi adalah membangun kesepakatan dan menutup negosiasi. Ketika
tercapai kesepakatan biasanya kedua pihak melakukan jabat tangan sebagai tanda
bahwa kesepakatan (deal or agreement) telah dicapai dan kedua pihak memiliki
komitmen untuk melaksanakannya.
Yang perlu kita ketahui dalam negosiasi tidak akan pernah
tercapai kesepakatan kalau sejak awal masing-masing atau salah satu pihak tidak
memiliki niat untuk mencapai kesepakatan. Kesepakatan harus dibangun dari
keinginan atau niat dari kedua belah pihak, sehingga kita tidak bertepuk
sebelah tangan.
Karena itu, penting sekali dalam awal-awal negosiasi kita
memahami dan mengetahui sikap dari pihak lain, melalui apa yang disampaikan
secara lisan, bahasa gerak tubuh maupun ekspresi wajah. Karena jika sejak awal
salah satu pihak ada yang tidak memiliki niat atau keinginan untuk mencapai
kesepakatan, maka hal tersebut berarti membuang waktu dan energi kita. Untuk
itu perlu dicari jalan lain, seperti misalnya: conciliation, mediation dan
arbitration melalui pihak ketiga.
Sumber:
http://www.edo.web.id/wp/2007/08/14/negosiasi/