Menulis Proposal
Saat ini adalah masa yang tidak mudah bagi
penggalangan dana untuk kegiatan organisasi nirlaba, lembaga amal dan
organisasi masyarakat termasuk didalamnya. Kompetisi yang semakin ketat terjadi sehingga perlu ada strategi dalam
mengajukan kerjasama dengan lembaga donor atau lembaga pemerintah.
Dengan semakin
ketatnya kompetisi, maka semakin selektif proposal kegiatan yang
disetujui, hampir sebagian besar lembaga
donor atau lembaga pemerintah mempunyai
tuntutan :
a. Keinginan
untuk membuat setiap dana yang dikucurkan menjadi lebih berarti
b. Persyaratan
akan peningkatan pertanggungjawaban menjadi lebih ketat (misalnya dalam bentuk
proses pembukuan dan audit internal, struktur organisasi formal, serta kegiatan
monitoring dan evaluasi)
c. Meningkatnya
penekanan pada governance dan manajemen yang efektif (misalnya kompetensi,
secara keuangan baik dan bukti adanya rencana jangka panjang)
d. Meningkatnya penekanan pada pendanaan yang berbasis
proyek.
e. Penekanan yang lebih besar pada keberlanjutan.
Sehingga berdasarkan
hal tersebut, sangat perlu mempunyai strategi bagaimana menulis proposal yang
baik, agar rencana yang diajukan dalam proposal dapat disetujui oleh lembaga
donor/lembaga pemerintah sehingga dapat teralisasi dengan baik.
Adapun beberapa
strategi penulisan proposal, diantranya
:
a. Sebelum
memulai membuat proposal
·
Miliki pemahaman yang jelas
mengenai tujuan dan sasaran yang ingin dicapai
·
Identifikasi lembaga donor
atau lembaga pemerintah yang dapat paling baik membantu berdasarkan :
1. Bidang
ketertarikan
2. Lokasi
geografis
3. Penerima
manfaat
4. Jenis
dan jumlah dana
5. Jenis
pendanaan
6. Pemenuhan
persayaratan
7. Siapa
yang harus didekati
b. Pada
saat menyusun proposal
·
Penyusunan
proposal merupakan hal yang paling penting untuk menggambarkan rencana yang
akan di jalankan. Namun ada hal yang lebih penting lagi mengenai keberadaan
organisasi nya, karena lembaga donor atau lembaga pemerintah akan menanyakan
apakah dapat bertanggungjawab ketika diberikan bantuan dana?. Berikut ini sebagai bahan untuk menilai
kekuatan dan kelemahan dengan melihat
beberapa hal :
a. Mengapa
unit Usaha ada?
b. Siapa yang melaksanakan tujuan dan sasaran ?
c. Bagaimana cara menerapkannya?
d. Apakah dapat bekerja dengan baik dengan organisasi lain?
e. Bagaimana pengalaman mengelola program/kegiatan?
f.
Apakah
telah menjalankan tugas dan fungsinya dengan baik?
·
Tips umum untuk menulis
proposal
a. Umumnya
lembaga donor atau lembaga pemerintah lebih suka proposal yang singkat dan
padat yang mencerminkan pemikiran yang jernih dan tujuan yang jelas.
b. Pastikan
bahwa sasaran-sasaran utama dan hasil yang diharapkan terungkap secara jelas.
c. Gunakan kalimat aktif dari fasif
d. Gambarkan unsur kemanusiaan dalam kegiatan yang diusulkan, dari memfokuskan pada ide-ide teoritis.
e. Kemukakan secara jujur kekuatan dan kekurangan
f.
Tuliskan
draft pertama yang lengkap sebelum mencoba meng-edit.
g. Pastikan dapat mencapai tujuan kegiatan yang disampaikan
dalam proposal, bila disetujui.
h. Siapkan orang yang selalu siaga dan mampu menjawab segala pertanyaan tentang proposal yang diajukan Meskipun lembaga donor atau lembaga pemerintah memiliki persayaratan yang berbeda-beda, namun tetap mempersiapkan proposal dengan komponen-komponen sebagai berikut:
·
Ringkasan,
adalah bagian yang paling penting dari sebuah proposal. Ringkasan merupakan
pernyataan payung bagi usulan yang
memberi gambaran secara umum terhadap keseluruhan proposal. Ringkasan harus
dibuat terakhir, namun disimpan paling awal. Sebuah ringkasan seharusnya
terdiri dari :
·
Tidak lebih dari dua
halaman, buat dengan jelas dan padat.
·
Menyatakan keseluruhan
pandangan dari usulan yang direncanakan.
·
Menekankan tentang
bagaimana dan mengapa inisiatif itu akan berdampak pada masyarakat.
·
Secara singkat sebutkan
“track record”, isu-isu yang harus dibahas, hasil kunci yang diharapkan dan
metode yang akan digunakan.
·
Sebutkan sumberdaya yang
telah dikeluarkan dan sumber daya lain yang sudah ada.
·
Gunakan nada positif dan
menarik, agar meyakinkan pembaca menyetujui
proposal yang diajukan.
·
Pendahuluan, pada pendahuluan sebaiknya terdiri dari :
·
Sejarah singkat Tujuan, sasaran, program dan kegiatan yang
dilakukan
·
Pastikan kredibilitas
·
Gambarkan
keberhasilan dalam menjalankan tugas dan fungsinya
·
Berikan
data yang mendukung keberhasilan
·
Permasalahan, pada bagian ini sebaiknya terdiri dari :
·
Jelaskan masalah atau permasalahan yang ingin diselesaikan
·
Sebutkan bagaimana
inisiatif akan membahas isu atau menyelesaikan permasalahan, hal yang
terpenting harus ada keterkaitan antara misi dengan isu atau permasalahan yang
dikemukakan.
·
Harus realistis tentang apa
yang akan dilakukan oleh Jelaskan
isu atau permasalahan tersebut berdasarkan kepentingan masyarakat.
·
Target
sasaran atau penerima manfaat yang terdampak oleh isu atau permasalahan harus
jelas.
·
Berikan data terbaru untuk mendukung pernyataan tentang isu atau permasalahan yang dikemukakan, dan pastikan sumber data disebutkan secara tepat.
·
Hasil
yang Ingin Dicapai, bagian ini
mengidentifikasi hasil yang ingin
dicapai dari usulan yang diajukan dengan cara menjelaskan apa yang ingin
dicapai dalam jangka pendek maupun jangka panjang.
Berdasarkan W.K. Kellogg Foundation
Logic Model Development Guide, hasil yang ingin dicapai dapat dibagi menjadi
tiga sub-kategori, yaitu :
a) Out Put
·
Out put merupakan hasil
langsung dari kegiatan program yang akan dilakukan.
·
Out put biasanya digambarkan berdasarkan skala ukuran dan jangkauan produk dan pelayanan yang diberikan atau dihasilkan oleh program tersebut.
·
Out
put harus kongkrit dan mudah diukur
·
Untuk setiap kegiatan
program, identifikasikan out put apa yang diinginkan, dan secara spesifik
sebutkan target sasarannya.
b) Hasil
·
Outcome merupakan perubahan
spesifik dari sikap, perilaku, skill, pengetahuan, dan lain sebagainya, yang
diharapkan dari kegiatan program yang dilakukan.
·
Outcome
biasanya disebutkan dalam tingkat individu
·
Mungkin akan membantu
apabila memastikan outcome yang ingin
dicapai terlebih dahulu sebelum menentukan out put, dampak kegiatan dan input.
c) Dampak
:
·
Dampak merupakan perubahan
organisasi, masyarakat atau sistem yang diharapkan terjadi akibat kegiatan
program yang diusulkan.
·
Dalam banyak kasus,
perubahan ini akan terjadi dalam waktu yang cukup lama setelah kegiatan program
telah dilaksanakan.
·
Dampak dapat termasuk
ukuran meningkatnya kualitas hidup, meningkatnya kapasitas atau perubahan
kebijakan.
·
Untuk kegiatan yang sasaran jangka pendek atau
dengan lingkup yang sempit atau terbatas, mungkin tidak perlu membahas dampak
jangka panjang secara mendetil.
·
Sumber
daya dan kegiatan, bagian ini menjelaskan
bagaimana akan melaksanakan program dan sumber daya yang akan dibutuhkan agar
programnya berhasil. Sumber daya dan kegiatan harus secara logis berkaitan
dengan hasil yang ingin dicapai.
·
Sumber daya.
Ø Jenis
sumber daya banyak sekali, diantaranya sumber daya manusia, finansial,
organisasi dan masyarakat yang dibutuhkan agar program dapat dilaksanakan.
Ø Tentukan jumlah relawan dan pengalaman serta kemampuan mereka (profil dan resume relawan dapat juga diikutsertakan)
Ø Gambarkan sumber daya yang dimiliki.
·
Kegiatan
Ø Buatlah rencana kerja setiap tahapan
Ø Jelaskan
mengapa tiap kegiatan dipilih
Ø Gambarkan
tugas-tugas spesifik dan buat sejelas mungkin siapa yang bertanggungjawab atas
beberapa hal berikut ini :
a. Managemen
keuangan
b. Program Hasil
c. Pelaporan
Ø Sampaikan
lingkup kegiatan yang dapat dicapai dalam jangka waktu yang memungkinkan dengan
sumber daya yang ada.
Ø Apabila
program yang diajukan akan dilakukan dengan bermitra dengan kelompok lain, maka
gambarkan peran mitra-mitranya, mengapa mereka perlu dilibatkan, apa yang
disumbangkan oleh tiap miitra tersebut. Pastikan untuk membicarajan detail
kerjasama dengan para mitra sebelum menyusun proposal.
·
Budget,
bagian ini harus menggambarkan kemampuan untuk mengelola dana secara efektif
dan bertanggungjawab.
Ø Jelaskan
estimasi yang realistis mengenai jumlah dana yang dibutuhkan untuk mencapai
tujuan program yang diajukan
Ø Sebutkan sumber dananya
dari mana saja.
Ø Sebaiknya pernyataan budget ini ditampilkan dalam bentuk
tabel.
·
Rencana
monev, bagian ini merupakan hal yang penting
untuk menentukan bagaimana melakukan monitoring dan evaluasi, apakah program
telah berjalan sesuai rencana dan telah berhasil memperoleh hasil yang
diinginkan serta seberapa efektif
implementasi program tersebut. Pada bagian ini juga digambarkan
bagaimana cara menilai keberhasilan program, termasuk menentukan indikatpr
keberhasilan yang dapat diukur untuk hasil jangka pendek maupun jangka panjang.
Metode yang akan digunakan, bagaimana cara pengumpulan data dan analisa hasil.
·
Kesimpulan. Tahap
ini adalah saat di mana harus menyempurnakan proposal dengan ikhtisar dan
mengulangi poin-poin kunci dalam proposal .
Kesimpulan harus menggambarkan argumen dan rangkuman singkat (setengah halaman) serta
usahakan tanpa pengulangan :
• Mengapa proyek
tersebut penting;
• Mengapa organisasi
anda adalah pihak yang tepat untuk melaksanakan proyek tersebut;
• Mengapa lembaga donor harus mempertimbangkan
proposal dari sudut pandang ;
• Apa yang bisa dicapai
·
Lampiran
Lampiran adalah semacam bonus tambahan, yang memberi
rincian tambahan tanpa terlalu menambah panjang proposal. juga bisa melampirkan
dokumen tambahan berisi informasi penting tanpa perlu menuliskannya. Tetapi,
ada dua hal penting yang harus diingat dalam lampiran: a) jangan mencantumkan
lampiran yang penuh dengan jargon; b) jangan terlalu mengandalkan lampiran –
anggaplah selalu bahwa lembaga donor hanya akan melihat proposal.
Bebarapa gagasan untuk lampiran
yang berguna:
• Laporan Tahunan;
• anggaran yang rinci;
• pernyataan audit terbaru;
• foto-foto berkaitan dengan konteks propoagm / kegiatan yang diusulkan
dalam proposal;
• penjelasan teknis yang
terperinci;
• jangka waktu yang rinci;
• laporan evaluasi yang relevan.
Berilah nomor pada lampiran sehingga memudahkan pembaca dan cantumkanlah
dalam daftar
i. Tips untuk mengemas proposal, diantaranya:
·
Gunakan jenis huruf yang
mudah dibaca, misalnya times roman atau arial, tahoma, dll, hindari penggunaan
dari dua jenis huruf berbeda dalam satu halaman atau bagian.
·
Sisakan bagian-bagian putih
tanpa meninggalkan kekosongan yang luas.
·
Lebih baik 1,5 spasi
·
Margin lebih baik 1 ¼ sampai 1 ½.
·
Jangan lupa beri nomor
halaman
·
Format bullet atau angka mungkin dapat digunakan ketika mendaftarkan lebih dari tiga point dalam satu paragraf
·
Gunakan jenis kertas yang
netral
·
Hindari kemasan yang tampak mahal dan mentereng
·
Selalu periksa ulang ejaan dan tata bahasa
·
Pastikan
bahwa sumber referensi luar disebutkan dengan tepat, dengan menggunakan format
catatan kaki atau catatan akhir yang mudah dilihat.
·
Letakan
proposal beserta dokumen lain dalam sebuah folder atau binder.
·
Sertakan pula sebuah surat
pengantar.
k. Setelah Proposal Dikirim
Jadi, proposal anda telah dikirimkan kepada lembaga
donor/ lembaga pemerintah. Lalu apa yang harus dilakukan?
Setelah mengirimkan proposal, masih ada yang perlu
dikerjakan. Ini bukan tahap akhir keterlibatan . Prosedur penentuan
pemberian dana sangat bervariasi, dan proses pengambilan keputusan bisa
berlangsung antara beberapa minggu sampai lebih dari enam bulan. Selama proses
penentuan, lembaga donor mungkin akan membutuhkan informasi tambahan langsung
dari BKM/LKM atau dari konsultan atau rujukan
profesional. harus bersabar tetapi harus tetap menjalankan tindakan lanjutan
yang diperlukan.
Ada dua macam tindakan lanjutan
terkait dengan penulisan proposal:
1.
Tindakan semacam “apa yang sedang terjadi?”
Jika telah mengirim proposal, harus yakin bahwa proposal
tersebut sudah diterima oleh lembaga donor. Kemudian yang harus anda lakukan
hanyalah menunggu. Setelah beberapa waktu, misalnya tiga-empat minggu, harus
menindak-lanjuti proposal tersebut. Tindakan lanjutan bisa diambil tergantung
dari kapan orang dari lembaga donor akan mengabari untuk memberikan tanggapan,
atau, jika merasa tidak yakin kapan akan mendapat tanggapan setelah kira-kira
satu bulan atau enam minggu, maka perlu mempertimbangkan hal-hal berikut ini:
• menelpon orang/perwakilan lembaga donor untuk menanyakan
tentang proposal yang diajukan, dan kapan akan mendapat tanggapan; atau
• melakukan hal di atas secara
tertulis. Tulisan harus sopan dan persuasif tetapi tidak agresif.
Ingatlah: lembaga donor tidak berhutang
apa pun kepada yang mengajukan proposal. Boleh saja berharap bahwa orang dari lembaga donor akan
membantu dan menghargai , tetapi tidak ada jaminan mengenai hal itu. Meskipun
demikian, jangan sampai kita mendapat reputasi sebagai orang yang terlalu menuntut
– karena hal itu akan tersebar di antara para lembaga donor sehingga akan
membawa kegagalan bagi proposal yang mungkin anda kirimkan di masa depan.
2. Tindakan semacam “terima
kasih”
Jika proposal yang diajukan cukup
beruntung mendapatkan tanggapan, maka tindakan lanjutan ini akan membantu membangun
ikatan yang kuat antara BKM/LKM dengan lembaga donor/lembaga pemerintah.
Sumber :
1.
Strategi untuk usulan efektif menulis Yang dikembangkan Diposkan oleh koalisi masyarakat yang sehat.
2. Buklet Penulisan Proposal - VSO Indonesia - Spark Program Mata Pencaharian. proposal bisnis
Tidak ada komentar:
Posting Komentar